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Un système de classement efficace peut vous faire gagner du temps et de l'énergie lorsque vous avez des informations importantes qui doivent être rappelées rapidement à partir d'un grand volume de fichiers. Il existe deux types de systèmes de classement, ceux utilisant des chiffres ou systèmes numériques et ceux utilisant des lettres ou systèmes alphabétiques. Apprendre à utiliser ces systèmes est essentiel pour choisir celui qui vous convient le mieux. Bien qu'il existe plusieurs catégories, il est facile de comprendre les bases de ces systèmes de classement.
Choisissez le type de système alphabétique et numérique qui conviendrait le mieux pour les types de documents que vous souhaitez classer. Il existe trois systèmes alphabétiques de base à considérer et quatre systèmes numériques, le plus commun étant le système décimal. Les trois systèmes alphabétiques sont l’actualité, l’encyclopédie et la géographie.
Commencez par définir le système "alphabétique thématique". Ceci est également connu sous le nom de "dictionnaire" et est le plus facile à comprendre. Dans ce cas, chaque fichier donne un titre et ces titres sont classés par ordre alphabétique de A à Z. Ils ne sont pas regroupés par sujets et ne comportent pas de catégories. Ce système est donc généralement préférable pour les fichiers de petite taille.
Comprendre le système "encyclopédie" ou "classifié". Dans ce système, il existe de grandes rubriques ou sujets généraux, tels que l’histoire ou la philosophie, dans lesquels figurent des sujets plus petits groupés par ordre alphabétique. Si nécessaire, il peut y avoir des fichiers supplémentaires classés alphabétiquement à l’intérieur de ces sous-positions. Par exemple, dans l’histoire, vous pourriez avoir des sous-titres intitulés décennies et à l’intérieur de ces fichiers, des fichiers désignant certains aspects de l’histoire tels que la technologie ou la guerre. Ces sous-catégories peuvent continuer jusqu'à ce que vous pensiez que le système de classement est efficace pour vous.
Envisagez l’apprentissage du système "géographique" pour les documents contenant des informations relatives aux lieux. Tout comme le système des encyclopédies, ce système comprend des catégories majeures, telles que les pays ou les États, avec des sous-catégories telles que les villes ou les villes, classées par ordre alphabétique.
Comprendre au moins les bases des systèmes de classement décimaux. C'est le système décimal de Dewey qui est le plus souvent utilisé par les bibliothèques pour classer les livres et les documents de référence par numéros. Dans ce cas, vous ne pouvez pas avoir plus de 10 catégories en raison de la restriction décimale consistant à utiliser uniquement des nombres de zéro à neuf. Ces dix catégories peuvent ensuite être subdivisées en 10 catégories supplémentaires aussi souvent que nécessaire, de la même manière que le système alphabétique de l'encyclopédie.
Décomposez le système décimal en morceaux faciles à apprendre. Par exemple, votre bibliothèque actuelle nécessite peut-être trois décimales pour que vos dix catégories soient classées par 000, 100, 200, etc., chacune avec un titre. Chacune de ces catégories contient des sous-catégories telles que 002 ou 103 jusqu'à ce que toutes les décimales soient remplies. Dans ce cas, le 002 correspond à une catégorie dans les 000 et le 103 à une catégorie dans les 100. Ce système convient aux volumes extrêmement importants d’informations, car les décimales peuvent être étendues et ajoutées au besoin.